Zarządzanie czasem zacznij od naturalnej selekcji małp!

Czy należy strzelać do małp?monkey

W połowie lat siedemdziesiątych pracownicy Harvardu opracowali „Pięć zasad karmienia i opieki nad małpami”. To nie jest wbrew pozorom praca z zakresu zoologii lecz z dziedziny zarządzania czasem, opublikowana w Harvard Business Review.

Według tej koncepcji „małpy” to są sprawy do załatwienia, a pracownicy tylko czyhają, aby odpowiedzialność za ich rozwiązanie przerzucić na szefa lub innego kolegę, którzy poświęcą na to swój czas. Rolą menedżera, który sprawnie zarządza swoim czasem, jest obrona przed „cudzymi małpami”.
Autorzy koncepcji: William Oncken Jr. i Donald L. Wass

W czasach w których przyszło nam żyć, kiedy przyspieszył rozwój cywilizacji wzrosła zasadniczo ilość spraw do pamiętania i załatwienia przez przeciętnego człowieka. Pojawiła się konieczność sprawniejszego zarządzania czasem. Ludzie zaczęli sobie na bieżąco zapisywać rzeczy do załatwienia na kartkach, w kalendarzach, w notesach, a po załatwieniu je wykreślali. Zajmowali się więc tym, co sobie zapisali.

W miarę dalszego przyspieszania tempa życia, gdy ludziom przybywało jeszcze więcej zadań, okazało się, że nie daje się już załatwić wszystkich wypisanych na listy spraw w danym czasie. Rosły napięcia i stresy. Coraz bardziej liczyła się umiejętność efektywnego organizowania sobie czasu pracy. Rozwijało się naukowe podejście do organizacji i zarządzania, najtęższe głowy myślały, w jaki sposób można zwiększyć własną efektywność. Rozwiązaniem okazały się rozbudowane terminarze, w których na każde zadanie był przeznaczany ściśle określony czas. Każdy z nas na pewno ma własne doświadczenia w tym zakresie.

Ja osobiście wciąż modyfikuję sposoby zarządzania czasem oraz pilnowaniem cyklicznych czynności. Nasze urządzenia mobilne przeładowane są aplikacjami pilnującymi naszych zachowań, rytuałów, obowiązków. Problem w tym, że doba musiałaby mieć co najmniej 48h żeby pomieścić te wszystkie obowiązki i przyjemności. Nasze organizery przypominają nam o wszystkim – nawet o takich prozaicznych rzeczach jak picie wody, przyjmowanie cyklicznych leków, a nawet przyjemnościach jak wyjście na spacer.

Aby nie popaść w przesadę, na pierwszym miejscu powinniśmy zadbać o maksymalny wymiar czasu wolnego. Nie da się tego zrobić jeśli nie uporządkujemy przyjętych na siebie obowiązków i podziale ich na faktycznie własnych oraz mimowolnie przejętych za własne. Do tego celu idealnie pasuje metoda “małp”. Na czym ona polega? Dotyczy co prawda zarządzania czasem menedżerów w firmie, ale także pasuje idealnie do prywatnego i domowego życia.

Opieka nad „małpami”

Posłużę się analogią „małp” w stosunku do procesu przenoszenia odpowiedzialności za zadania i kontroli pracy, by przedstawić zasady, którymi powinieneś się kierować, układając swój harmonogram pracy. Stanowi je pięć niepodważalnych reguł rządzących „opieką nad małpami”. (Złamanie którejkolwiek z tych zasad odbywa się kosztem TWOJEGO czasu własnego).

Zasada 1

„Małpy” należy karmić lub przeznaczyć do odstrzału. Inaczej umrą z głodu i stracisz cenny czas na sekcje zwłok lub próby reanimacji.

Zasada 2

Liczebność „małp” należy utrzymywać poniżej maksymalnego poziomu, przy którym masz czas je nakarmić. Przyjęcie na siebie większej populacji oznacza ryzyko niedopatrzenia “którejś z małp”, a w konsekwencji pogorszenie jej kondycji lub śmierć głodową.

Zasada 3

Karmienie „małp” powinno odbywać się wyłącznie po uprzednim umówieniu się podwładnego z menedżerem na spotkanie w tym właśnie celu. Menedżer nie powinien szukać zagłodzonych „małp” ani karmić ich na zasadzie „na kogo wypadnie, na tego bęc”.

Zasada 4

„Małpy” należy karmić podczas spotkań osobistych lub przez telefon, ale nigdy za pośrednictwem poczty (obecnie e-mail). Nie należy używać formy pisemnej do porozumiewania się z pracownikami, gdyż autor może nam w ten sposób przekazać swój problem, a my nie chcąc go przejmować, musimy tracić czas na odpisywanie. Nie odpowiadając na pocztę, bierzemy z kolei na siebie odpowiedzialność za podesłany problem (i już mamy „cudzą małpę”).

Zasada 5

Każda „małpa” powinna mieć wyznaczony termin kolejnego karmienia i poziom inicjatywy ze strony podwładnego. Można je w dowolnym momencie zrewidować za obopólną zgodą, jednak ustalenia te nigdy nie powinny pozostać niejasne ani niedookreślone. W przeciwnym razie „małpa” albo zdechnie z głodu, albo rozsiądzie się na barkach menedżera.

A teraz przykład jak to działa w praktyce:

Wyobraźmy sobie, że menedżer spotyka w korytarzu jednego ze swoich podwładnych, panią Jones. Pani Jones mówi: „Dzień dobry! Skoro już się widzimy, to chciałabym przedstawić panu pewien problem. Widzi pan…”. W trakcie rozmowy menedżer zaczyna dostrzegać w owym problemie dwie podstawowe cechy wszystkich problemów, które podwładni poddają mu pod rozwagę. A mianowicie menedżer wie

(a) wystarczająco dużo, by móc się tą sprawą zająć, ale

(b) nie na tyle dużo, by podjąć natychmiastową decyzję.

Koniec końców menedżer odpowiada: „Cieszę się, że z tym do mnie przyszłaś. Ale teraz się spieszę. Zastanowię się nad tym i dam ci znać”. I każdy odchodzi w swoją stronę.

Przeanalizujmy teraz to, co się zdarzyło. Przed spotkaniem w korytarzu na czyich plecach siedziała „małpa”? Na plecach podwładnego. Po rozstaniu u kogo się rozsiadła? U menedżera. Czas organizowany przez podwładnego zaczyna się w momencie, gdy „małpie” z powodzeniem udaje się przeskoczyć z pleców podwładnego na plecy jego przełożonego. Kończy się dopiero wtedy, gdy „małpa” wraca do swojego rzeczywistego właściciela, który ma o nią dbać i ją karmić. Przejmując „małpę”, menedżer dobrowolnie przyjął pozycję niższą w stosunku do swojego podwładnego. Pozwolił na to, by on sam stał się podwładnym pani Jones, robiąc dwie rzeczy, które podwładny zazwyczaj ma robić dla swojego szefa – menedżer przejął odpowiedzialność od podwładnego i obiecał, że zda raport z postępów w pracy nad problemem.

Podwładny, by mieć pewność, że menedżer nie zapomni o sprawie, zajrzy później do biura menedżera i zapyta wesoło: „I jak ci idzie?”. (To się nazywa nadzór).

a_kuku_co_porabiasz_0

Leave a Reply