Kontynuując poprzedni wpis dziś chciałabym skupić się na problemie otrzymywania bardzo dużej ilości poczty elektronicznej każdego dnia. Nawet jeśli mamy ambicję, żeby zapanować na e-mailami i informacjami, które do nas docierają, to zawsze znajdzie się ktoś z naszego otoczenia, kto będzie niezbyt przychylnie nastawiony do naszej inicjatywy. Ponadto niezależnie od tego, jak starannie opracujemy swoje metody i procesy, nie da się uniknąć zakłóceń. W niektóre dni e-maile w sposób dosłowny zapychają naszą skrzynkę. Nawet wtedy nie powinniśmy odchodzić od naszych osobistych standardów i reguł jakie sobie narzuciliśmy.

Konsekwentnie utrzymuj porządek, a prędzej czy później osiągniesz sukces.

Pierwszym krokiem powinno być zawsze zapanowanie nad zaległymi e-mailami i komunikacją oraz taka organizacja środowiska cyfrowego, która pozwoli łatwo znajdować to, co potrzebne i szybko przechodzić do działania (o tym pisałam w moim poprzednim poście, który możesz znaleźć tutaj).

Kiedy już zaprowadzisz ład i porządek oraz nadrobisz zaległości, sprawdź część poniższych pomysłów i przekonaj się, czy uda ci się ujarzmić bestię.

Top View of Business Shoes on the floor with the text: Order - Chaos

Zasada 1 – Im więcej e-maili wysyłasz, tym więcej ich otrzymujesz

Jeśli jesteś autorem dużej liczby e-maili, na pewno będziesz ich równie wiele dostawać. Żeby temu zapobiec, ogranicz do niezbędnego minimum liczbę wysyłanych wiadomości, podchodź bardziej krytycznie do ich liczby i treści, nie przesadzaj z ich długością, a przekonasz się dość szybko, że do pewnego stopnia możesz zapanować nad ich napływem.

Mój kolega z pracy przekazał swojemu zespołowi komunikat, że nie będzie czytał maili, które wymagają przewinięcia ekranu komputera. Oznacza to, że informacje mają być krótkie, syntetyczne, sygnalizujące najważniejsze wątki, a nie eseje na tematy egzystencjalne tego świata. Jest to bardzo dyscyplinujące, ale też ustanawiające pewien kodeks standardów pracy w grupie.

W jednym z Instytutów  PEPworldwide w Europie zaleca się klientom, aby wprowadzać standardy wewnętrznej wymiany korespondencji mailowej, polegające na maksymalnie trzystopniową wymianę korespondencji:

e-mail oryginalny ⇒ odpowiedź 1 ⇒ odpowiedź 2 (koniec)

lettres

Jeśli temat jest na tyle skomplikowany i niejasny, że wymaga długich wyjaśnień lub wymiany informacji, prawdopodobnie najlepiej będzie odbyć krótką rozmowę telefoniczną, urządzić szybkie spotkanie czy też wykorzystać do rozmowy komunikator online (wiele z nich prowadzi archiwizację rozmów i można do nich sięgnąć w przyszłości jak do notatki z rozmowy).

Zasada 2 – Decyduj co przyjmujesz

W niektórych firmach znacznie ograniczono liczbę maili dzięki funkcjonowaniu portali typu Intranet, dostępnych dla wszystkich pracowników, gdzie trafiają informacje, które inaczej rozsyłane byłyby e-mailem. Można zaglądać do nich z własnego wyboru i w sytuacjach gdy potrzebujemy informacji, które tam są zamieszczane. W ten sposób informacje nie są narzucane odbiorcom, a czas zaoszczędzony jest na ich mimowolne czytanie i decydowanie co z danym mailem zrobić.

Dobrym rozwiązaniem są też wspólne przestrzenie dyskowe i sharepointy. Okazuje się, że umieszczanie tam notatek ze spotkań, listy zadań do realizacji czy dokumentów nad którymi pracuje kilka osób w tym samym czasie, pozwala uszczuplić korespondencje e-mailową odnoszącą się do projektów, spotkań i innych działań.

Wciąż marnujemy zbyt dużo czasu na odbieranie niechcianych reklam. Jednym ze sposobów ograniczenia spamu jest unikanie wpisywania się na listy mailingowe, gdy odwiedzamy strony internetowe. Jeśli jesteś już na takiej liście, ale napływające z niej maile nie są już przez Ciebie czytane, tylko wciąż zabierają cenny czas na ich usuwanie, wypisz się z niej. Zrób to od razu! Każdego dnia poświęć kilka minut na wejście w każdy z takich e-maili, znajdź w jego treści link do anulowania subskrypcji i po prostu to zrób. Po kilku dniach zobaczysz olbrzymią różnicę w ilości maili nadchodzących cyklicznie.

Funkcje “zasad i alarmów“, dostępne w najpopularniejszych programach poczty elektronicznej, umożliwiają nie tylko eliminowanie spamu. Można je tak ustawić, że wszelkie kopie (CC) e-maili będą kierowane do specjalnego folderu do przeczytania później. W tym przypadku jednak warto ustawić sobie regularne cykliczne przypomnienie w kalendarzu o zaglądaniu do tego folderu, na przykład raz w tygodniu, aby nic ważnego nam nie umknęło.

I na koniec tej zasady – warto przyjrzeć się wszystkim e-mailom, których kopie otrzymujesz. Czy są ci potrzebne? Zawsze możesz prosić nadawców, żeby nie wysyłali ci kopii swojej korespondencji. Sama często napotykam się na bycie świadkiem wielo mailowej wymiany zdań pomiędzy grupą osób, tylko dlatego że w pierwszym mailu byłam w gronie szczęśliwców CC, a cała dalsza dyskusja odbywała się w trybie “odpowiedz wszystkim”. Ogólna zasada jest taka, żeby unikać stosowania opcji “odpowiedz wszystkim”, chyba ze rzeczywiście wszyscy na liście adresatów chcą przeczytać twoją odpowiedź.

Zasada 3 – Ustal standardy

Poza zasadą “decyduj co przyjmujesz” istnieją też inne sposoby korporacyjne, dzięki którym możesz znacznie ograniczyć liczbę informacji i ułatwić sobie komunikację. Jednym z nich jest ustalenie standardów: Kiedy korzystam z poczty elektronicznej?
Na e-maile należy odpowiadać w ciągu 24 godzin. Spotkania należy umawiać odpowiednio wcześniej, a jeśli już sytuacja wymaga zorganizowania tego samego dnia, warto zamiast wysyłania informacji mailem (która może nie zostać zauważona przez odbiorców naszej wiadomości) skorzystać z telefonu. Do najważniejszych standardów należeć powinny:

  • Należy czytelnie podawać temat wiadomości w nagłówku
  • Jedna wiadomość powinna dotyczyć jednej sprawy
  • Temat wiadomości wymagającej podjęcia działań przez odbiorcę powinno się poprzedzać skrótem FYA (for your action)
  • Temat wiadomości wymagającej jedynie przeczytania przez odbiorcę powinno się poprzedzać skrótem FYR (for your reading)
  • Temat wiadomości ogólnych, informacyjnych powinno poprzedzać się skrótem FYI (for your information).

Nie ulega wątpliwości, że ktoś pomysłowy najprawdopodobniej znajdzie bardziej praktyczne rozwiązania omawianego przeze mnie problemu. Nic w tym dziwnego, w dzisiejszych czasach możemy jedynie liczyć na własny upór w minimalizowaniu skutków niekończącego się i nasilającego napływu informacji. Wypróbuj, jeśli już ich nie stosujesz, przedstawione tu pomysły. Dostosuj je do swoich potrzeb. Nie trać ducha, jeśli ci się nie powiedzie. Tylko rezygnacja byłaby prawdziwą klęską!

Jeśli czujesz niedosyt – zapraszam do kontaktu ze mną!

Kontakt 

 

 

 

Leave a Reply