“Aby dobrze przemawiać, używaj zwykłych słów i mów niezwykłe rzeczy”
Arthur Schopenhauer

Dawno temu, przygotowując się do mojej pierwszej prezentacji w obcym języku, natknęłam się na świetną stronę zawierającą mnóstwo bardzo przydatnych wskazówek. Portal o nazwie Presentation Prep (w języku angielskim tylko) prowadzony przez Rebecę Ezekiel, doświadczonego korporacyjnego szkoleniowca, która specjalizuje się w obszarze komunikacji, prezentacji, a takżę międzykulturowych imiejętności. Jej filmy video prezentowane online z nauką języka angielskiego oglądają miliony studentów na całym świecie. Rebeca jest także dla mnie najlepszym lektorem angielskiego na stronie EngVid, którą także polecam wszystkim tym, którzy chcą podnosić swoje umiejętności językowe.

 

W dzisiejszym wpisie chciałabym tylko zasygnalizować małą część materiału opracowanego przez Rebecę, na temat najczęściej popełnianych błędów podczas przygotowywania się i prowadzenia publicznych prezentacji. Sugeruję także każdemu, nawet jeśli uważa że jest świetnym mówcą, odwiedzenie portalu prowadzonego przez Rebecę Presentation Pep.

Unikaj tych podstawowych błędów w prezentacji – Rebecca Ezekiel

1. Brak należytego przygotowania

Bardzo często zdarza się, że dobra prezentacja jest zrujnowana, ponieważ mówca nie poświęcił odpowiedniej ilości czasu na przygotowanie siebie do jej przedstawienia. Przygotowanie obejmuje zarówno osobistych, jak i profesjonalnych aspektów prezentacji. Elementy osobiste obejmują język ciała, głos i wygląd. Profesjonalne aspekty obejmują badanie tematu, organizowanie treści i przygotowanie jej wizualnych efektów. Tak więc, czy prezentacja trwa pięć minut, pięć godzin lub pięć dni, to jesteś winien to sobie i Twoim widzom, aby przygotować się dokładnie, chociażby z szacunku dla innych i siebie.

2. Słabe wykorzystanie wizualizacji

Wizualizacje powinny wzbogacić prezentację, a nie zniechęcać. Większość przedsiębiorców na całym świecie nauczyła się korzystać z programu PowerPoint w sposób techniczny, ale nie profesjonalnie. Slajdy są przepełnione, nieatrakcyjne i niespójne. Są przeładowane długimi, niepotrzebnymi słowami, zapisanymi w zdaniach, zamiast punktów. Zawierają one szczegółowe informacje, które należy przekazać uczestnikom w formie materiałów informacyjnych. Wykorzystuj moc obrazów. Dzięki poświęceniu czasu na naukę tworzenia wspaniałych efektów wizualnych będziesz miał przewagę nad konkurencją.

3. Niewłaściwe użycie humorystycznych dygresji

Pozbawione koloru dowcipy mogą zagrozić prezentacji, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo że kogoś możemy obrazić lub urazić wśród publiczności. Humor jest bardzo wrażliwy na kulturę. To, co uważane jest za zabawne w jednej części świata, można uznać za prywatne lub tabu w innym. Unikaj więc humoru w profesjonalnych prezentacjach i rozważ inne sposoby na łamanie lodu i nawiązania relacji z widzami jak anegdoty z życia wzięte, ale na nie też uważaj zgodnie ze wskazówkami powyżej.

4. Niewłaściwy ubiór

Najlepszą radą jest ubieranie się zachowawczo, aby publiczność mogła zwracać uwagę na to, co mówisz, a nie to, w co jesteś ubrany/ubrana. W swoim prywatnym życiu możesz wyrażać indywidualność. Na profesjonalnych rewirach może być katastrofalne pokazywanie swojego prawdziwego “kolorowego ja”. Podoba Ci się to czy nie, profesjonaliści z całego świata oczekują, że znasz tak zwany “dress code”. Nie należy ich zadziwiać, w przeciwnym razie będą skupiać się na Twoim nietypowym wyglądzie zamiast wartościowym przesłaniu z jakim przybywasz. W szczególności kobiety powinny zachowywać szczególną ostrożność, aby prezentować profesjonalny wygląd i trzymać się z dala od głębokich dekoltów, krótkich spódnic, jarmarcznej biżuterii i fryzjerskich ekscesów.

5. Brak wiedzy na temat publiczności

Zaprojektuj niestandardową prezentację, aby pasowała do Twoich odbiorców. Dowiedz się wcześniej o typie odbiorców. Jakie są obszary, które reprezentują i ich poziom stanowisk. Jaki jest stan Twojej wiedzy z tematu, który przedstawisz? Nie daj się zaskoczyć trudnymi pytaniami ani też podważeniem prezentowanych treści. Jeśli występujesz na międzynarodowym forum, dowiedz się jaki jest ich ojczysty język. Jakie inne oczekiwania kulturowe lub protokół należy znać? Rozważając takie czynniki wcześniej, zwiększasz efektywność swojej prezentacji.

6. Niedziałające urządzenia

Ponieważ znacząca część naszego świata biznesu zależy od technologii, zawsze sprawdzaj sprzęt wcześniej. Nie ma nic bardziej frustrującego niż nieprawidłowe działanie sprzętu, co może powodować niepotrzebne opóźnienia i frustrację. Jednym z rozwiązań jest wydruk materiałów (na wszelki wypadek). Dzięki temu będziesz mieć niezbędne informacje potrzebne do dostarczenia prezentacji, nawet jeśli nie masz niezbędnego sprzętu. Jeśli rozwiążesz problem w ten sposób, zyskujesz także empatię i docenienie publiczności, która może być w takiej samej sytuacji w pewnym momencie własnej kariery zawodowej.

7. Rozpoczęcie lub zakończenie prezentacji zbyt późno

Podobnie jak Ty, członkowie widowni mają ograniczenia czasowe. Szanuj ich. W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie znak firmowy to osoba, która rozpoczyna i kończy prezentację na czas. Jednak czas różnie postrzegany jest w kulturach wschodnich i zachodnich. Podczas podróży lub prezentacji w kontekście międzynarodowym skonsultuj się z lokalnym partnerem lub współpracownikiem, aby dowiedzieć się, co jest uważane za “normalne”, nawet jeśli wydaje się dziwne lub różni się od własnych praktyk w kraju.

8. Monotonny głos

Twój głos jest podstawowym środkiem komunikowania się z odbiorcami. Niezależnie od tego, jak ciekawy jest twój materiał, jeśli mówisz głosem monotonnym, tracisz odbiorców. Efektywny głos powinien być niezbędny, słyszalny i jasny. Oczywiście na tembr naszego głosu mają wpływ wiek, płeć, fizjologia, zdrowie, motywacja, stres i  doświadczenie. Niemniej jednak można nauczyć się zwiększania skuteczności swoich umiejętności głosowych poprzez naukę dykcji, technik oddychania, ćwiczeń wokalnych i radzenia sobie ze stresem. Jeśli to konieczne, a w zakresie Twoich obowiązków jest częste występowanie publicznie, popracuj z trenerem wokalnym, aby dowiedzieć się, jak poprawić swój głos.

9. Za dużo materiału w zbyt krótkim czasie

Jeśli masz za dużo materiału, radzę go pociąć i wyciąć co się da, aby zostało niezbędną minimum. To jest irytujące i bezcelowe, gdy mówca próbuje pogłębiać prezentację. Jeśli masz ścisłe ograniczenie czasu, bądź selektywny w kwestii informacji, które mają zostać uwzględnione. Przekazuj dodatkowe informacje w materiałach informacyjnych. Usuń kilka szczegółowych slajdów i zachowaj tylko te najbardziej podstawowe. Uwzględnij fakt, że możesz nagle mieć mniej czasu na prezentację z powodu zmian w programie, nieprawidłowego działania sprzętu, opóźnień lub innych okoliczności. Ograniczając przepływ informacji do najciekawszych wątków, będziesz mieć większy wpływ na odbiorców. Jeśli temat ich zainteresuje znajdą drogę do Ciebie aby zgłębić materię.

10. Brak jasnego sprecyzowania tematu prezentacji

Upewnij się, że wiesz, czego oczekujesz sam po swoim wystąpieniu. Po drugie, nie zakładaj że słuchacze domyślą się o czym masz zamiar mówić. Aby uniknąć nieporozumień, w swoim wstępie należy zawsze zawierać informacje o temacie prezentacji. Przyzwyczaj się mówić: “Dziś będę wyjaśniał …” lub “Moja prezentacja dziś pokaże …” Zrób to bez wyjątku. Niektórzy członkowie grupy odbiorców mogą nie być w pełni profesjonalistami, może to być grupa ucząca się pewnych zagadnień, uwzględnij to dokładnie określając cel swojego wystąpienia.

Jeśli temat Cię zainspirował do dalszego zgłębiania szczegółów i chcesz wiedzieć więcej, zapraszam do indywidualnego kontaktu ze mną tutaj.

Businessman giving Presentation to his Colleagues

Leave a Reply