10 najczęściej popełnianych błędów podczas prowadzenia prezentacji

“Aby dobrze przemawiać, używaj zwykłych słów i mów niezwykłe rzeczy”
Arthur Schopenhauer

Dawno temu, przygotowując się do mojej pierwszej prezentacji w obcym języku, natknęłam się na świetną stronę zawierającą mnóstwo bardzo przydatnych wskazówek. Portal o nazwie Presentation Prep (w języku angielskim tylko) prowadzony przez Rebecę Ezekiel, doświadczonego korporacyjnego szkoleniowca, która specjalizuje się w obszarze komunikacji, prezentacji, a takżę międzykulturowych imiejętności. Jej filmy video prezentowane online z nauką języka angielskiego oglądają miliony studentów na całym świecie. Rebeca jest także dla mnie najlepszym lektorem angielskiego na stronie EngVid, którą także polecam wszystkim tym, którzy chcą podnosić swoje umiejętności językowe.

 

W dzisiejszym wpisie chciałabym tylko zasygnalizować małą część materiału opracowanego przez Rebecę, na temat najczęściej popełnianych błędów podczas przygotowywania się i prowadzenia publicznych prezentacji. Sugeruję także każdemu, nawet jeśli uważa że jest świetnym mówcą, odwiedzenie portalu prowadzonego przez Rebecę Presentation Pep.

Unikaj tych podstawowych błędów w prezentacji – Rebecca Ezekiel

1. Brak należytego przygotowania

Bardzo często zdarza się, że dobra prezentacja jest zrujnowana, ponieważ mówca nie poświęcił odpowiedniej ilości czasu na przygotowanie siebie do jej przedstawienia. Przygotowanie obejmuje zarówno osobistych, jak i profesjonalnych aspektów prezentacji. Elementy osobiste obejmują język ciała, głos i wygląd. Profesjonalne aspekty obejmują badanie tematu, organizowanie treści i przygotowanie jej wizualnych efektów. Tak więc, czy prezentacja trwa pięć minut, pięć godzin lub pięć dni, to jesteś winien to sobie i Twoim widzom, aby przygotować się dokładnie, chociażby z szacunku dla innych i siebie.

2. Słabe wykorzystanie wizualizacji

Wizualizacje powinny wzbogacić prezentację, a nie zniechęcać. Większość przedsiębiorców na całym świecie nauczyła się korzystać z programu PowerPoint w sposób techniczny, ale nie profesjonalnie. Slajdy są przepełnione, nieatrakcyjne i niespójne. Są przeładowane długimi, niepotrzebnymi słowami, zapisanymi w zdaniach, zamiast punktów. Zawierają one szczegółowe informacje, które należy przekazać uczestnikom w formie materiałów informacyjnych. Wykorzystuj moc obrazów. Dzięki poświęceniu czasu na naukę tworzenia wspaniałych efektów wizualnych będziesz miał przewagę nad konkurencją.

3. Niewłaściwe użycie humorystycznych dygresji

Pozbawione koloru dowcipy mogą zagrozić prezentacji, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo że kogoś możemy obrazić lub urazić wśród publiczności. Humor jest bardzo wrażliwy na kulturę. To, co uważane jest za zabawne w jednej części świata, można uznać za prywatne lub tabu w innym. Unikaj więc humoru w profesjonalnych prezentacjach i rozważ inne sposoby na łamanie lodu i nawiązania relacji z widzami jak anegdoty z życia wzięte, ale na nie też uważaj zgodnie ze wskazówkami powyżej.

4. Niewłaściwy ubiór

Najlepszą radą jest ubieranie się zachowawczo, aby publiczność mogła zwracać uwagę na to, co mówisz, a nie to, w co jesteś ubrany/ubrana. W swoim prywatnym życiu możesz wyrażać indywidualność. Na profesjonalnych rewirach może być katastrofalne pokazywanie swojego prawdziwego “kolorowego ja”. Podoba Ci się to czy nie, profesjonaliści z całego świata oczekują, że znasz tak zwany “dress code”. Nie należy ich zadziwiać, w przeciwnym razie będą skupiać się na Twoim nietypowym wyglądzie zamiast wartościowym przesłaniu z jakim przybywasz. W szczególności kobiety powinny zachowywać szczególną ostrożność, aby prezentować profesjonalny wygląd i trzymać się z dala od głębokich dekoltów, krótkich spódnic, jarmarcznej biżuterii i fryzjerskich ekscesów.

5. Brak wiedzy na temat publiczności

Zaprojektuj niestandardową prezentację, aby pasowała do Twoich odbiorców. Dowiedz się wcześniej o typie odbiorców. Jakie są obszary, które reprezentują i ich poziom stanowisk. Jaki jest stan Twojej wiedzy z tematu, który przedstawisz? Nie daj się zaskoczyć trudnymi pytaniami ani też podważeniem prezentowanych treści. Jeśli występujesz na międzynarodowym forum, dowiedz się jaki jest ich ojczysty język. Jakie inne oczekiwania kulturowe lub protokół należy znać? Rozważając takie czynniki wcześniej, zwiększasz efektywność swojej prezentacji.

6. Niedziałające urządzenia

Ponieważ znacząca część naszego świata biznesu zależy od technologii, zawsze sprawdzaj sprzęt wcześniej. Nie ma nic bardziej frustrującego niż nieprawidłowe działanie sprzętu, co może powodować niepotrzebne opóźnienia i frustrację. Jednym z rozwiązań jest wydruk materiałów (na wszelki wypadek). Dzięki temu będziesz mieć niezbędne informacje potrzebne do dostarczenia prezentacji, nawet jeśli nie masz niezbędnego sprzętu. Jeśli rozwiążesz problem w ten sposób, zyskujesz także empatię i docenienie publiczności, która może być w takiej samej sytuacji w pewnym momencie własnej kariery zawodowej.

7. Rozpoczęcie lub zakończenie prezentacji zbyt późno

Podobnie jak Ty, członkowie widowni mają ograniczenia czasowe. Szanuj ich. W Stanach Zjednoczonych i Kanadzie znak firmowy to osoba, która rozpoczyna i kończy prezentację na czas. Jednak czas różnie postrzegany jest w kulturach wschodnich i zachodnich. Podczas podróży lub prezentacji w kontekście międzynarodowym skonsultuj się z lokalnym partnerem lub współpracownikiem, aby dowiedzieć się, co jest uważane za “normalne”, nawet jeśli wydaje się dziwne lub różni się od własnych praktyk w kraju.

8. Monotonny głos

Twój głos jest podstawowym środkiem komunikowania się z odbiorcami. Niezależnie od tego, jak ciekawy jest twój materiał, jeśli mówisz głosem monotonnym, tracisz odbiorców. Efektywny głos powinien być niezbędny, słyszalny i jasny. Oczywiście na tembr naszego głosu mają wpływ wiek, płeć, fizjologia, zdrowie, motywacja, stres i  doświadczenie. Niemniej jednak można nauczyć się zwiększania skuteczności swoich umiejętności głosowych poprzez naukę dykcji, technik oddychania, ćwiczeń wokalnych i radzenia sobie ze stresem. Jeśli to konieczne, a w zakresie Twoich obowiązków jest częste występowanie publicznie, popracuj z trenerem wokalnym, aby dowiedzieć się, jak poprawić swój głos.

9. Za dużo materiału w zbyt krótkim czasie

Jeśli masz za dużo materiału, radzę go pociąć i wyciąć co się da, aby zostało niezbędną minimum. To jest irytujące i bezcelowe, gdy mówca próbuje pogłębiać prezentację. Jeśli masz ścisłe ograniczenie czasu, bądź selektywny w kwestii informacji, które mają zostać uwzględnione. Przekazuj dodatkowe informacje w materiałach informacyjnych. Usuń kilka szczegółowych slajdów i zachowaj tylko te najbardziej podstawowe. Uwzględnij fakt, że możesz nagle mieć mniej czasu na prezentację z powodu zmian w programie, nieprawidłowego działania sprzętu, opóźnień lub innych okoliczności. Ograniczając przepływ informacji do najciekawszych wątków, będziesz mieć większy wpływ na odbiorców. Jeśli temat ich zainteresuje znajdą drogę do Ciebie aby zgłębić materię.

10. Brak jasnego sprecyzowania tematu prezentacji

Upewnij się, że wiesz, czego oczekujesz sam po swoim wystąpieniu. Po drugie, nie zakładaj że słuchacze domyślą się o czym masz zamiar mówić. Aby uniknąć nieporozumień, w swoim wstępie należy zawsze zawierać informacje o temacie prezentacji. Przyzwyczaj się mówić: “Dziś będę wyjaśniał …” lub “Moja prezentacja dziś pokaże …” Zrób to bez wyjątku. Niektórzy członkowie grupy odbiorców mogą nie być w pełni profesjonalistami, może to być grupa ucząca się pewnych zagadnień, uwzględnij to dokładnie określając cel swojego wystąpienia.

Jeśli temat Cię zainspirował do dalszego zgłębiania szczegółów i chcesz wiedzieć więcej, zapraszam do indywidualnego kontaktu ze mną tutaj.

Businessman giving Presentation to his Colleagues

10 Most Common Presentation Mistakes

One should use common words to say uncommon things”
Arthur Schopenhauer

Long ago, preparing for my first public presentation in a foreign language, I came across a great website with a whole bunch of useful instructions. The portal  Presentation Prep is written by Rebecca Ezekiel, an experienced corporate trainer who specialises in the areas of communications, presentations, and cross-cultural skills. Her online English language training videos are watched by millions of students worldwide. Rebecca is also for me the best teacher on EngVid website (recommended for people who want to learn foreign languages).

In today’s post, I would like to cite only a small part of Rebecca’s guidelines regarding the most common mistakes made during the presentation. I assure you that everyone, even those who think he is a great speaker, should visit Presentation Pep.

Avoid these basic presentation errors by Rebecca Ezekiel

1. Lack of Preparation

Too often a good presentation is ruined because the speaker has not taken the time to prepare. Preparation involves attention to both the personal and professional aspects of the presentation. Personal elements include body language, voice, and appearance. Professional aspects include researching the subject, organising the content, and preparing the visuals. So, whether your presentation lasts for five minutes, five hours, or five days, you owe it to yourself and your audience to prepare thoroughly.

2. Poor Use of Visuals

Visuals should enhance your presentation, not detract from it. Most business people around the world today have learned how to use PowerPoint technically, but not professionally. Slides are overcrowded, unattractive, and inconsistent. They are loaded with lengthy, unnecessary words, written in sentences, instead of bullets. They include detailed information that should be provided to participants in the form of handouts. They underutilise the power of images. By taking the time to learn how to create powerful visuals, you will have a creative edge over the competition.

3. Inappropriate Humor

Off-color jokes could doom your presentation because you are taking the risk of offending someone in the audience. Humour is culture-sensitive. What is considered funny in one part of the world may be considered private and taboo in another. So, avoid using humour in professional presentations, and consider other ways of breaking the ice and establishing rapport with your audience members.

4. Inappropriate Dress

The best advice is to dress conservatively so that the audience can pay attention to what you are saying, not what you are wearing. In your private life, feel free to express your individuality. In professional arenas, it can be disastrous to show your true colors. Like it or not, professionals around the world expect to see you dressed a certain way. It is best not to surprise them; otherwise, they will be concentrating on your unusual appearance instead of your worthwhile message. Women, in particular, should be extra careful to present a professional appearance and stay away from low necklines, short skirts, jangly jewellery, wacky hairstyles, and flashy colors.

5. Not Knowing the Audience

Custom-design your presentation to fit the needs of your audience. Find out the size and demographics of your audience beforehand. What are the ranks and positions of the people who will be attending? Who are the decision-makers? How much knowledge do they have of the subject you will be presenting? What is their native language? What other cultural expectations or protocol should you be aware of? By considering such factors beforehand, you increase the effectiveness of your presentation dramatically.

6. Non-Functioning Equipment

Since so much of our business world is dependent on technology, always check your equipment beforehand. There is nothing more frustrating than malfunctioning equipment, which can cause unnecessary delays and frustration. One solution is to have a printout of your visuals for yourself. That way, you will have the necessary information you need to deliver a presentation, even if you do not have the necessary equipment. If you solve the problem in this way, you will also gain the empathy and appreciation of the audience, who may have been in your shoes at some point in their own professional careers.

7. Starting or Ending a Presentation Late

Like you, the members of the audience have time restrictions. Respect them. In the United States and Canada, the mark of a professional is one who starts and finishes the presentation on time. However, time is viewed differently in eastern and western cultures. When travelling or presenting in an international context, consult a local partner or colleague to find out what is considered “normal”, even if it seems strange or differs from your own practices back home.

8. Using a Monotone Voice

Your voice is the primary means of communicating with your audience. No matter how interesting your material, if you speak in a monotone voice, you will lose your audience. An effective voice should be vital, audible, and clear. Of course, the voice will be affected by age, gender, physiology, health, motivation, and past experience. Nevertheless, people of all kinds can learn how to make their voices more effective by learning about voice production, breathing techniques, vocal exercises and voice care. If necessary, work with a voice coach to learn how to improve your voice.

9. Too Much Material in Too Short a Time

If you have too much material, cut back or cut out. It is annoying and pointless for a speaker to try to rush through a presentation. If you have strict time restraints, be selective about what information to include. Pass on extra information in the handouts. Remove a number of detailed slides and keep only the most basic ones. Allow for the fact that you may have less time available to make your presentation due to interruptions, malfunctions, delays or other circumstances. By restricting the information flow, you will have a greater impact on your audience. They will remember more and be in a better position to speak to their superiors or take action on your recommendations.

10. Not Clarifying the Topic

Make sure you know clearly what you are expected to speak about. Second, don’t assume the audience knows what you are going to speak about. To avoid confusion, always include information about the topic of your presentation in your introduction. Get into the habit of saying, “Today, I’ll be explaining…” or ”My presentation today will show…” Do this without exception. Some members of your audience may also be global learners, who need to know the destination before they can follow along with the detailed path of your presentation.

If you need more information, I invite you to a personal contact individually here.

presentation.png

Dodaj sobie charyzmy!

Psychologia władzy udowodniła wiele razy, że charyzmatyczny prowadzący (lider) może się liczyć z bezpośrednim posłuszeństwem swoich podwładnych. Jeżeli chcesz doprowadzić innych do tego, weź się do pracy. Dodaj sobie charyzmy!

Czym jest charyzma?

Charyzma (wg Wikipedia) (gr. chárisma „dar”) – termin zaczerpnięty z teologii, gdzie określał jednostki obdarowane łaską boską, “darem bożym”, obecnie rozumiany jest jako:

  • Atrybut, osobista cecha jednostki, wyjątkowa jakość jej przypisywana, coś, co ktoś posiada lub jest w to wyposażony. Charyzmę utożsamia się z wszelkiego rodzaju osobistymi cechami jednostki, które czynią ją wyjątkową na tle reszty społeczności.
  • Relacja między liderem a jego zwolennikami, czyli wpływ, jaki ma ten pierwszy na drugich. Jest to zdolność lidera do wywierania bardzo wyraźnego wpływu na normatywną orientację innych członków wspólnoty.

Charyzma odróżnia “normalnych” ludzi od tych “szczególnych”. Wiary w to, że istnieją szczególni ludzie, czyli tacy ze szczególnymi uzdolnieniami, nadzwyczajnym oddziaływaniem i tajemniczymi siłami, nie daje się wytępić, podobnie jak ma to miejsce w przypadku przesądów. Również we współczesnej socjologii pracy mówi się chętnie o tym, że istnieją “szczególne osobowości”. To na przykład tacy ludzie, którzy (z niewytłumaczalnych powodów) potrafią wyciągnąć przedsiębiorstwo z kryzysu. Są potem gloryfikowani i zostają im przyporządkowane nadzwyczajne przedsiębiorcze cechy. Wszystkim tym “wybrańcom” zostaje przypisana promieniująca charyzma, która czyni ich bardziej wartościowymi, bardziej kompetentnymi i bardziej wyszukanymi osobowościami. Wydaje się nawet, że “normalni” ludzie czekają na charyzmatyczne postaci.

Jak powstaje charyzma?

Nowoczesne teorie władzy wychodzą z założenia, że jeśli nie urodzisz się z charyzmą, to można ją w sobie wypracować, a wtedy powstaje przez przypisanie posłuszeństwa. Jeśli tak jest, a Ty chcesz rozwijać swoją karierę poprzez charyzmę, patrzysz z podziwem na tych którzy są nią obdarzeni, to Twoim zadaniem jest zapoczątkowanie procesu przypisania Ci charyzmy przez ludzi, których o tym przekonasz. Do Ciebie należy, jeśli chcesz być liderem, poruszenie mas, złamanie woli, panowanie nad posłusznymi narzędziami i bycie uważanym za odnowiciela, transformatora i tego, kto przeobraził stan istniejący w jeszcze lepszy.

Jak funkcjonuje technika charyzmy?

Technika charyzmy wg Glorii Beck (Zakazana retoryka – Podręcznik manipulacji) jest metodą autoprezentacji, której celem jest skłonienie innych do tego, aby postrzegali Cię jako charyzmatyczną osobowość. Opiera się na założeniu, że przypisanie tej cechy jest możliwe dzięki zaplanowanej zmianie zachowania.

Jak wypracować w sobie charyzmę?

Krok 1 – Wybór osoby docelowej

Pierwszym krokiem do charyzmatycznej osobowości jest wybór nadających się osób. Potrzebujesz tych pierwszych “ofiar” do prezentacji i stwierdzenia Twojej niepowtarzalności oraz jako podkładu pod swoją niezwykłość. Przyłóż się do wyboru tych osób. Daj sobie trochę czasu, ponieważ bez zwolenników nie ma charyzmy. Uważaj na to, żeby osoby “docelowe” były do siebie podobne. Powinny pochodzić z tej samej warstwy społecznej i mieć porównywalny rozkład zajęć w ciągu dnia oraz podobne warunki rodzinne i finansowe.
Ponieważ skłonność do zaufania charyzmatycznym przewodnikom rośnie w chwili kryzysu, Twoja “grupa docelowa” powinna mieć problemy osobiste bądź zawodowe. Bojący się o swoją pracę i dzięki temu szczególnie ulegli pracownicy, jak i zarządy obawiające się o losy firmy w obliczu kłopotów są idealnym materiałem wyjściowym dla każdego menedżera kryzysowego, który jest wzywany tymczasowo do pomocy. Jest to idealne pole, aby sprzedać się jako charyzmatyczny wybawca w potrzebie.

Krok 2 – Potwierdzenie charyzmy

Tak jak w przypadku innych technik wymagana jest pewna zdolność aktorska. Osoby, które odniosły prawdziwy sukces w epatowaniu swoją charyzmą, z czasem grają już tak dobrze, że tracą granicę między rolą a rzeczywistością. Jest to niekoniecznie zaletą: kto wierzy w to, że ma naprawdę szczególne właściwości, traci swój dystans, który jest podstawą umiejętnego wpływania na innych.

Sześć wskazówek, aby stać się charyzmatycznym:

1) Zachowuj się niezwykle

Nikt nie mówi o drugim, że jest kimś „szczególnym”, jeżeli ten zachowuje się normalnie. Codzienność jest zwykła. Niecodzienność zatem to wszystkie zachowania, które określiłyby tak Twoje osoby docelowe. Nie decyduj sam o tym, co jest niezwykłe, ponieważ siebie samego nie musisz o swojej charyzmie przekonywać.
Zadaj sobie pytanie, jak wygląda dzień Twoich osób docelowych. Jaka rutyna się w niego wdarła, co chętnie by zmienili, gdyby nie byli zbyt flegmatyczni? Nie myśl na początku o wielkich zmianach, tylko zacznij od małych. Badaj ich reakcję i ucz się wyczuwać, jaki rodzaj aktywności wzbudza ich podziw.

2) Gwiżdż demonstracyjnie na zdanie innych

Mahatma Gandhi powiedział:

 „Nie buduj swojego zdania według zdania innych. Myślenie za siebie jest oznaką nieustraszoności”.

Pokaż, że jesteś mocny i niezależny. Przyjmuj w sposób niewzruszony to, co inni o Tobie mówią lub myślą. Oczywiście możesz się tym przejmować i wewnętrznie przeżywać zdanie innych, ale nigdy, naprawdę nigdy nie możesz im tego okazać, bo to będzie dopiero oznaką Twojej słabości a im daje satysfakcję. Ty jesteś ponad tym.

3) Oznajmiaj, twórz nowe przykazania i zasady

Nowości budzą podziw. Osoba charyzmatyczna jest często kojarzona z wizjonerstwem. Przed oczami wyobraźni ukazuje się dobrze ubrany człowiek interesu ze wzrokiem wbitym w niebo. Ten obraz jest często wbudowywany w filozofię przedsiębiorstwa. Skieruj się do swoich wybrańców i zaoferuj im coś. Nie musi być to faktycznie nic nowego, najważniejsze żeby one w to uwierzyły.

4) Zwracaj na siebie uwagę niekonwencjonalnym myśleniem

Niekonwencjonalne myślenie jest odważne, oznacza niezależność i sugeruje zmianę przywódców. Rzuć się dzięki temu w oczy, pozostań jednak w już istniejących ramach. Chodzi o to, żeby zebrać oklaski od osób docelowych, a nie o prawdziwą rewoltę.

5) Twierdź, że odrzucasz biurokrację

Biurokraci uchodzą za ludzi ograniczonych i małych dorobkiewiczów z klapkami na oczach. Jako osoba charyzmatyczna takie ograniczenia pozostaw innym, ponieważ Ty zawsze patrzysz całościowo na rzeczywistość. Jesteś motorem działania, a nie kimś, kto przepisuje i kontroluje wszystko, co zostało zrobione.

6) Rób pewne rzeczy z przekonania, a nie po to, aby wyciągnąć małe korzyści

Ten, kto chce przeforsować swoje korzyści, nie zostanie uznany za charyzmatycznego. Wrażenie bezinteresowności należy do charyzmy. Ten, kto poświęca się dla innych z własnej woli, staje się szanowany. Bądź zatem bezinteresowny.

Jeżeli w wyniku treningu pojedynczych punktów jesteś w stanie spełnić wszystkie bądź większość warunków naraz, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że masz szansę zyskać charyzmę. Na to trzeba jednakże długich ćwiczeń, jak również koniecznej woli „manipulacji” ludźmi przy pomocy charyzmy (czego nie potrzebuje charyzmatyczna osoba z „urodzenia”). Sama wiedza, jak zdobyć charyzmę, nic nie znaczy. Urzeczywistnienie różni zainteresowanych manipulowaniem od używających go faktycznie retorów.

Krok 3 – Zdobycie grona zwolenników

Po tym, jak już rzuciłeś się w oczy swoim osobom docelowym, istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że zostanie Ci przypisana charyzma. Jeżeli udało Ci się to osiągnąć, pozostaje potwierdzenie zdobytej pozycji. Oczekuje się po Tobie, że będziesz codziennie odgrywać swoją rolę, Twój każdy krok będzie obserwowany, odnotowany każdy ruch. Wykorzystaj to jako swoją scenę.

gelber 3D Smiley in Gruppe: Konzept Chef, Boss, Markfhrer oder Twitter Follower

UWAGA na koniec

Twoja pozycja jako osobowości charyzmatycznej pozostaje nietknięta tak długo, jak długo odnosisz sukcesy. Jeżeli dobra passa się kończy, istnieje niebezpieczeństwo, że ktoś spróbuje pozbawić Cię Twoich charyzmatycznych zdolności.

How to control the mailbox

In this post you will find out:

How to deal with a large number of emails.

In the next one (already tomorrow):

How to prevent the receipt of excess e-mail.
How to set standards for outgoing and incoming messages.
How to process information more efficiently.

young beautiful businesswoman meditates on her workplace

The source of the greatest amount of fatigue and stress in working life is undoubtedly the amount of information that we are forced to absorb every day. In recent times the main culprit here is electronic mail. Many times I have heard from my friends that they can only work at home, at work, they only cope with 25% of new emails. It is not difficult to imagine what the weekly increase of unsettled cases will be when we allow ourselves to work in such a system.

According to research conducted by Radicati Group, a typical corporate employee gets 127 emails a day. So it will not be an exaggeration to say that people suffer from a chronic overload of the mind. Information flows from so many sources that we are unable to fully process them, nor can we ignore them.

Email Datentunnel 2

Before we organise the current mail, we should look at the current state. Everything will be simpler if we are just starting a new job and want to maintain order in our email and computer from the beginning. Unfortunately, as experience tells me, we are looking for help and hints on how to manage this area only when we are starting to fail to cope with the overwhelming reality – so we have to sort out the present state. In addition, today’s companies have one fundamental problem with the continuity of knowledge precisely in connection with the transition from paper documentation to corporate mailing. By feeling responsible for the company we work for, we should also take care of archiving the knowledge flowing out of our emails so that in the future when we are not here, the company has not lost contact with the documents and projects we have worked on.

How to manage mail history?

There are two ways. One simple, easy and fun – less effective in the future with the use of these archived documents, but nevertheless recommended by me when dealing with the huge backlog and the huge amount of messages in the inbox. The second, dedicated to people who have started to work not long ago, have a relatively small supply of mail to “clean up” and are able to devote some free time to sort them. People who have used their own methods of managing mail and electronic documents, but it has become insufficient and unsuccessful, can also use this method.

The first way

This way you can apply every time you go on vacation and despite the autoresponder setting, you expect to see a lot of emails (but that’s the end).

  1. View all outstanding emails for the date they were received.
  2. Determine the years of this correspondence.
  3. Create directories in your inbox for each year separately.
  4. Move one selection of all emails to the respective directories by grouping them with receipt dates.
  5. Exactly the same is done with the mail in the sent section (we throw them into the same directory as received to keep the thread continuity).
  6. The end of the operation is to stay in the “Receive” and “Sent” emails for the last two months, assuming they are up to date and need to be sorted in the way recommended for new mail.

 

archiwum poczty

The second way

This method naturally involves sorting the current and future mail.

  1. To address the emails in Receipt and Sent, we approach exactly as if we wanted to attach paper documents to traditional workbooks. Each workbook is clearly and legibly defined not only for us but as if we wanted the replacement person to easily find what he was looking for in our mailbox.
  2. Depending on our scope of responsibilities and the specific nature of the activity, these may be the names of the projects we are working on, the names of the clients we serve, the names of our subordinates or our colleagues with whom we have a lot of interaction.
  3. Directly beneath the Inbox, we create 3 subdirectories (1. Current, 2. Auxiliary, 3. Archived).
  4. In each of the 3, we catalogue subdirectories called according to the specificity of work as in point 2 above.
  5. When placing documents in these subdirectories, it is worth remembering that when working on every issue we often collect hundreds of working emails, so the message containing, as an attachment, the final version of the document, the final findings or important presentations are worth highlighting additionally using the function (color category – about this slightly lower ).
  6. At the moment when we definitively finish work on a particular project, the catalogue of this project is translated from “Current” to “Archived”.
  7. You can also shorten your way to important and frequently visited directories by placing them in your “favourite”

 

ulubione

The vacation method

  1. Before leaving for the holidays, we set up an autoresponder, informing that we will not be there at the time, the post will not be administered, and we will be replaced by another person (unless we are irreplaceable – that is another matter).
  2. After returning from vacation, we move without reading all the emails that have been sent to our mailbox to the “Holidays 2016” directory and place it in the root directory “2. Auxiliary “.
  3. We reach for that directory and the emails we posted there when someone will need our reaction. Then we deal with the same email as the current one and catalogue it according to the affair.
  4. Other emails, if we have a spare time, we can read – to take a look at the situation when we were on leave. After reading each email, it immediately goes to its destination directory (belonging to the case).
  5. Those that we do not read will always be in the “Holidays” directory, but I recommend that after 2-3 months move the “Holidays” directory from the “Auxiliary” to the “Archive”.

 

Way to use Colourful Categories

To mark the final versions of documents and emails containing important papers, I recommend using the Outlook or the Gmail. Most email programs have a system of coloured mail tags.

  1. For each colour, assign the appropriate message (eg red colour – very important document, green – final version, orange – useful statistics, grey – important presentation, etc).
  2. By viewing the e-mails in a particular directory, we will find the document we are looking for better if we give it the right colour, especially since there are often several emails with the same title in the course of correspondence.
  3. Do not colour all emails, only those highlighted.
  4. Let’s remember that coloured labels or categories also allow you to search through the history of correspondence.

 

kategorie

 

To avoid cluttering your inbox, I recommend that you should use the IT services of your company. It is worth to place catalogue at least 3.Archive on your computer’s hard drive, or on the shared storage of the company. I also recommend once every six months export the entire mailbox to an archive file and save it to an external drive or shared corporate server – just in case :).

As usual, my entry is really only the tip of the iceberg. You can not even signal all the valuable and interesting tips. For eager and more interested – a wider material will be in e-book (in preparation). If someone is interested in receiving it, please contact me directly or subscribe to my blog.

Contact with me

More on the subject in this post

How to successfully improve your efficiency

All the training I have ever taken in my professional life, most appreciate was the Personal Efficiency Program (PEP – The Personal Efficiency Program®). I’ve never hired so useful knowledge, which I use every day and that in a huge way not only improved my effectiveness at work, but most of all give me much greater peace of mind. This post I would like to start a series of tips that you can find in the category of Personal Effectiveness.

Almost none of us have been taught how to work (especially concerning office work). In most cases, therefore, we adopted as inappropriate habits that are difficult to change after years. Speaking of change – rather nobody does not like (well, except for me – I like change and its wind me up). From my own experience, I also know that what is in the visible and verifiable manner makes us productive at work – is the ability to respond quickly, the rapid delivery of information. Information rules the world today. Nothing stands in the way of you, and you possess this skill.

“Overwhelmed” – usually those are our colleagues and ourselves as well. The development of technologies, which are available whole day, e-mail, cell phones, instant messaging, Internet, text messages, including paper documents, social media, made everyone feel information overload and the shortage of time to deal with them. Life, however, is a relentless and overwhelming demonstration of will not add to us in the eyes of the boss or co-workers to recognise, on the contrary, it may be that they start looking for someone more efficient at our place.

nervous young business woman at the desk with a laptop

What is this series?

  1. How to control the e-mail
  2. How to bring the case to the end
  3. How to effectively conduct meetings
  4. How to implement the principle of “Do it at once”
  5. How to interesting provide presentation

Every week from today, a new episode of the series.

All my entries just touch the topics discussed. For each of them could write a separate book … perhaps I will do. At the moment, however, if you need more information, I invite you to a personal contact individually here.

Favor Bank

Some event of last week reminded me of a very important aspect of life which is the Favor Bank. I became aware of the existence of the bank while reading the book of Paulo Coelho “Zahir”a long time ago. One of the fragments in a very accessible and not contrived way describes the principles of the non-financial but very valuable institutions. Please read below.

What’s so special about the Favor Bank? Many people, it seems that it is enough that we know someone important, that we have the right to demand from him a favor. In ordinary everyday business-life is the arrangement of work, use of the services, purchase of goods, loan, favouritism, promotion etc ..

Unfortunately, this is not as simple as it might seem. Did not work?! Why someone ignores us? Why not help?

Referring to my previous post on the topic of mentoring (How to Find a Mentor?) of course it can happen, and sometimes it happens, that we meet someone on our way who can help us, gives us a favor completely selflessly, often this person is also our mentor or promoter. More often, however, selflessness is difficult to encounter. And then comes into play Favor Bank.

It is much easier to take advantage of the benefits of its actions when in the first we will take care of the deposit in the bank before the moment will come when we will be forced to use the help. It is worth remembering about it when you are starting the career and you begin to invest in favor of the Favor Bank. It is completely selfless action. Each person encountered on your way whose you will help in a selfless manner naturally becomes your debtor. Sometime in the future, perhaps there will come a time that you will need support in person, then you should turn to for help to your “debtors”. There is no certainty that it will work, but the odds are huge!

So how does Favor Bank:

favor bank coelho

Paulo Coelho: „Zahir”, chapter one “I am a free man” (fragment)

– What is this Favor Bank?
 
– You know. Everyone knows.
 
– Possibly, but I still haven’t quite grasped what you’re saying.
 
– It was an American writer who first mentioned it. It’s the most powerful bank in the world, and you’ll find it in every sphere of life.
 
– Yes, but I come from a country without a literary tradition. What favors could I do for
anyone?
 
– That doesn’t matter in the least. Let me give you an example: I know that you’re an up-
and-coming writer and that, one day, you’ll be very influential. I know this because, like
you, I too was once ambitious, independent, honest. I no longer have the energy I once
had, but I want to help you because I can’t or don’t want to grind to a halt just yet. I’m
not dreaming about retirement, I’m still dreaming about the fascinating struggle that is
life, power, and glory.
I start making deposits in your account—not cash deposits, you understand, but
contacts. I introduce you to such-and-such a person, I arrange certain deals, as long as
they’re legal. You know that you owe me something, but I never ask you for anything.
 
– And then one day…
 
– Exactly. One day, I’ll ask you for a favor and you could, of course, say no, but you’re
conscious of being in my debt. You do what I ask, I continue to help you, and other
people see that you’re a decent, loyal sort of person and so they too make deposits in
your account—always in the form of contacts, because this world is made up of contacts
and nothing else. They too will one day ask you for a favor, and you will respect and help
the people who have helped you, and, in time, you’ll have spread your net worldwide,
you’ll know everyone you need to know and your influence will keep on growing.”
 
– I could refuse to do what you ask me to do.
 
– You could. The Favor Bank is a risky investment, just like any other bank. You refuse
to grant the favor I asked you, in the belief that I helped you because you deserved to be
helped, because you’re the best and everyone should automatically recognise your talent.
 
– Fine, I say thank you very much and ask someone else into whose account I’ve also made
various deposits; but from then on, everyone knows, without me having to say a word,
that you are not to be trusted.
 
– You’ll grow only half as much as you could have grown, and certainly not as much as
you would have liked to. At a certain point, your life will begin to decline, you got
halfway, but not all the way, you are half-happy and half-sad, neither frustrated nor
fulfilled. You’re neither cold nor hot, you’re lukewarm, and as an evangelist in some
holy book says: ‘Lukewarm things are not pleasing to the palate.’

Bank Przysług

Pewne zdarzenie z minionego tygodnia przypomniało mi o bardzo ważnym aspekcie życia zawodowego jakim jest BANK PRZYSŁUG. O istnieniu banku zdałam sobie sprawę czytając dawno temu książkę Paulo Coelho: „Zahir”. Jeden z jej fragmentów w bardzo przystępny i niewydumany sposób opisuje zasady działania tej niefinansowej a bardzo wartościowej instytucji. To poniżej.

Co tak niezwykłego jest w Banku Przysług? Wielu osobom wydaje się, że wystarczy że znamy kogoś ważnego, to już mamy prawo od niego wymagać przysługi. W zwyczajnym codziennym życiu biznesowym jest to załatwienie pracy, skorzystanie z usług, zakup towarów, pożyczka, protekcja, promocja itd..

Niestety nie jest to takie proste jak wydawać by się mogło. Nie działa?! Dlaczego nas ktoś zignorował? Dlaczego nie pomógł?

Nawiązując do mojego poprzedniego wpisu na temat mentoringu (Jak znaleźć Mentora?) oczywiście może się zdarzyć i czasami się zdarza, że znajdujemy na swojej drodze kogoś kto nam pomoże czy wyświadczy przysługę całkowicie bezinteresownie, kimś takim jest także mentor lub promotor. O wiele częściej jednak bezinteresowność jest trudna do napotkania. I wtedy wchodzi do gry Bank Przysług.

O wiele łatwiej skorzystać z dobrodziejstw jego działania, gdy w pierwszej kolejności zadbamy o depozyt w Banku zanim nadejdzie moment, kiedy to my będziemy zmuszeni skorzystać z pomocy. Zaczynając karierę zawodową warto o tym pamiętać i lokować swoje przysługi w Banku Przysług. Jest to całkowicie bezinteresowne działanie. Każda osoba napotkana na Waszej drodze, której w bezinteresowny sposób pomożecie w naturalny sposób staje się Waszym dłużnikiem. Kiedyś w przyszłości być może przyjdzie taki czas, że będziecie potrzebowali wsparcia osobiście, wtedy warto skierować się z prośbą o pomoc do Waszych „dłużników”. Nie ma pewności że zadziała, ale szanse są ogromne!

A zatem jak działa Bank Przysług:

favor bank coelho

Paulo Coelho: „Zahir”, rozdział pierwszy „Jestem wolny” (fragment)

– Co to jest Bank Przysług?
– Wiesz przecież. Każdy wie.
– Być może. Wciąż jednak nie rozumiem co to znaczy.
– Natknąłem się na to w książce jakiegoś amerykańskiego pisarza. To najbardziej wpływowy bank na świecie, obecny we wszystkich dziedzinach życia.
– Pochodzę z kraju o skromnych tradycjach literackich. Nie mógłbym się nikomu przysłużyć.
– To nie ma najmniejszego znaczenia. Dam ci prosty przykład- wiem, że kiedyś staniesz się bardzo sławny i wpływowy. Czuję to, bo sam byłem taki jak ty, ambitny, niezależny, uczciwy. Dziś nie mam tyle energii co dawniej, ale próbuję ci pomóc, bo nie mogę, czy też nie chcę stanąć w miejscu, nie uśmiech mi się jeszcze emerytura, mam ochotę dalej uczestniczyć w tej arcyciekawej walce o władzę i sławę. Zaczynam zasilać twoje konto- nie chodzi tu o pieniądze, ale o kontakty. Przedstawiam cię Iksowi i Ygrekowi, ułatwiam negocjacje, o ile są zgodne z prawem. Ty wiesz, że coś mi zawdzięczasz, choć nie proszę o nic w zamian.
– I pewnego dnia…..
– Właśnie. Pewnego dnia poproszę cię o coś. Możesz odmówić, ale wiesz, że coś jesteś mi winien. Zrobisz to, o co cię proszę, a ja będę ci nadal pomagał. Inni zobaczą, ze jesteś lojalny, i także zasilą twoje konto- cały czas chodzi tylko o kontakty, o nic innego, nasz świat opiera się na kontaktach. Oni także proszą cię o coś pewnego dna, a ty nie odmówisz i pomożesz temu, kto ci kiedyś pomógł, i tak z biegiem czasu twoja sieć kontaktów rozprzestrzeni się na całą kulę ziemską, poznasz wszystkich, których potrzebujesz znać, a twoje wpływy wciąż będą rosły.
– Mogę ci przecież odmówić, nie zrobić tego, o o mnie prosisz,
– Oczywiście. Bank Przysług to inwestycja ryzykowna, tak jak każdy inny bank. Nie oddasz mi przysługi, o która Cię prosiłem, bo w twoim mniemaniu pomogłem ci, gdyż na to w pełni zasługiwałeś, jesteś najlepszy i wszyscy powinni chylić czoło przed twoim talentem. W porządku, podziękuję ci i poproszę kogoś innego, czyje konto zasilałem, lecz od tej chwili wszyscy będą już wiedzieć, chociaż nic nie zostanie powiedziane wprost, że nie zasługujesz na zaufanie.
Możesz zdobyć pozycję, ale nie tak wysoką, jak byś chciał. W pewnym momencie twoja kariera zacznie powoli przygasać, dotrzesz do półmetka, ale nie do mety, będziesz na wpół zadowolony, na wpół smutny, ani spełniony, ani sfrustrowany. Ani gorący, ani zimny, będziesz letni, a ewangelista w świętej księdze mówi: ”Skoro jesteś letni, chcę cię wyrzucić z mych ust”.

How quickly and effectively raise the qualifications?

What are the MOOC courses?

MOOC is an acronym for Massive Open Online Courses. Characteristic features of these  courses are as follows:
– those courses are online;
– they do not require fulfilment of any formal conditions for admission;
– they have no limit of participants;
– they are free (sometimes paid, but fees are not high);
– they do not get credits. In 2012. Several major US universities in

In 2012 several major US universities in co-operation width private companies started to make free online courses  open to an unlimited number of listeners (courses numbering 50 thousand of participants is apparently no exception). It was also assumed other private companies that work with academics and support conducting courses online. Currently, higher education institutions offering courses MOOC say that they will not grant a no credits, but only a certificate of completion. However, as with many issues concerning MOOC,  in the future, this may change.(1) 1)

1) MOOC –  massive open online coursesMichael Gaebel Library Foundation DEVELOPMENT OF EDUCATION SYSTEM

 

 

nauka

 

I also took several MOOC courses and I have to admit that they are addictive.

Sitting with a coffee at home, under a blanket with your loved dog on your knees you acquire knowledge from the greatest scientific authorities from such educational centres as Yale, STANFORD or Wharton Business School. what more could you want? Certificate! 

There are various options.

First, completely free and without any stress involved with a tight schedule, you can gain knowledge from many fields of science and a wide range of interests. However, we do not get in such a case, any certificates for successfully completed the course.

There is also a second option if you want to obtain a certificate for successfully completed the course, accredited by a given platform educational and scientific centre, you have to bear the cost of the certificate (prices are different – but on average do not exceed $ 50 for 6-8 week course). In addition to the fee is even require an examination learning progress. Every week course requires filling online test to check the level they have acquired in a panel of knowledge. The tests will look different depending on the college accreditation course. Mostly is a multiple choice test consisting of a dozen or so questions. Frequently we have to deal with a limited number of approaches to solving the test. To obtain a certificate from each week’s test in some courses also the final term paper must obtain a minimum of 70-80% of the points.

The training materials take the form of video lectures, often supported by reading additional articles and publications. In the description of the course, you can always find preliminary information on the lecturers, the expected time that you have to spend a week to learn and watch all lectures and outline the course.

In each course in at the same time, involving several thousand people from around the world. Each course has its own forum and you can make interesting contacts with people with similar interests, or from a similar industry, exchange contacts, opinions, questions related to the course. Training materials and videos are mostly in English, but more often appear subtitles in other languages.

The certificate can brag to your CV and social media profiles. Employers appreciate this form of training, because it is often more effective than paid training courses which are sent workers as they require greater involvement of their own, and the more they will be after them in our head.

The certificates look like this:

So, I warmly recommend you:

coursera

Coursera – Coursera currently offers more than 500 courses, for more than 4.4 million learners, involving 97 “global partners” and 10 US state institutions (global partners being US and international universities). Around half of the non-US higher education institutions involved are from Europe. Interestingly, practically all the universities that joined most recently are from outside the US, mainly from Europe and Asia. Coursera is making an effort to create critical mass and become the biggest player. It signed contracts with 10 big public US institutions supporting them in using MOOCs in undergraduate teaching. This would include a production of MOOCs, but also adaptation and use of existing MOOCs in blended and face-to-face teaching. Two institutions have already started to offer MOOCs. Reportedly, what attracts these public US institutions is not only the MOOCs concept as such but the fact that Coursera has developed a platform which allows for automatic (machine) assessment in a more sophisticated way than other existing platforms. Coursera has rapidly diversified its mission to include school and pre-school education, in that it aims at providing teacher training courses. In addition to university departments for education, its partners also include training centres for primary and secondary school teachers, museums, etc., among them the Commonwealth Education Trust.
Coursera website

edix

edX – The edX consortium currently comprises 28 universities including the founders and owners of edX, Harvard University and Massachusetts Institute of Technology (MIT). The edX consortium also includes 17 partner institutions from outside of the US: five European universities: École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) (Switzerland), TU Delft (the Netherlands), Karolinska Institutet (Sweden), Université catholic de Louvain (Belgium), Technische Universität München (Germany), and 11 universities from India, China, Hong Kong, South Korea, Japan and Canada. There are currently 62 courses on offer in different areas, many of them interdisciplinary. edX offers certificates for successful completion of a course at no cost but does not offer course credits. Another interesting initiative which demonstrates the application of MOOCs is the collaboration between edX and the International Monetary Fund (IMF). From 2014 on, edX will provide policy-oriented economics courses for government officials of IMF member countries. But edX leadership recently admitted that it has not decided yet what the main source of revenue will be. In this regard, is the most recent move to join forces with Google might not be too much of a surprise. It is still unclear what exactly this partnership will entail.
edX website

undemy

Udemy – portal supports online courses mainly in business, information technology, software use, design, art and sports. It encourages students to develop skills of personal and professional cost-effectively, flexible and more interesting than the traditional classes. The portal enables conducting the course MOOC everyone, website Udemy indicates that they are guided by the best specialists in the world, including the most popular writers of the “New York Times”, directors general, celebrities and professors from Ivy League. Not entirely clear whether these specialists are somehow selected and implemented if there is any quality management system – beyond the demand among users. Udemy is funded by Insight Venture Partners, Lightbank, MHS Capital, 500 Startups and other investors who previously predicted giants such sites as YouTube, LinkedIn, Twitter, Groupon and Yelp (website Udemy). It gets also not high charges for some of the courses offered by them.
Udemy website

udacity

Udacity – a commercial company, co-founded by a professor at Stanford, who began conducting online courses in computer science in 2012. According to information available on its website, is a digital university, whose mission is the democratisation of education. To offer vocational education at a lower price to more people. The courses are free but sometimes are charged for certification. Udacity started a business through cooperation with Pearson VUE, a leading provider of electronic tests and final exams recognised by employers.
Udacity unfortunately, does not work with any university. However, the website stated that the company maintains close contacts with 20 companies in the sector of new technologies, such as Microsoft, Google, Facebook and Twitter and that it is ready to work with companies of any size, provided that they have IT departments or are present in the network. It also offers students assistance in finding employment (Our mission is to offer direct employers and students.).
Udacity website

future

Futurelearn – founded at the end of 2012. As the first initiative referred to as the national and the first outside of North America, which, according to its website, will gather in one place and under one brand series of free open online courses conducted by leading British universities. The weekly “Times Higher Education” reported that the courses are expected to begin in the second half of 2013. Initially, Futurelearn
will be a capital company. Its owner is The Open University, which will also be financed. In the first edition, apart from The Open University, will attend another eleven other British universities (eight of the Russell Group, two of the 1994 Group and one unaffiliated). According to the weekly “The Economist”, are among them the University of Bristol, St Andrews and Warwick. In an article in the “Times Higher Education” emphasised that among the partners Futurelearn is not the University of Oxford, University of Cambridge, University College London or the Imperial College London. “The Economist” quotes representatives of the University of Oxford, who argue that the odds MOOC does not persuade them to any changes and they do not perceive them as anything but revolutionary in scale. While the representatives of the University of Cambridge announced that it is nonsense to perceive courses MOOC as a rival, because [this university] does not work in the field of online education. Criticism was also caused by the fact that universities were selected based on rankings (“Times Higher Education” 20.12.2012).
Futurelearn website

Further list MOOC organisers of courses are available at:
www.bdpa-detroit.org

I encourage you to keep track of interesting websites you the university, many of them as I tried Grenoble Ecole de Management publishes on its website the MOOC courses nothing different of these platforms Coursera or Undemy. I wish interesting courses and unforgettable experience for all MOOC-sheep!!!!

New year is time to begin

What do you want to do with your life in the New Year 2017?

New Year’s resolutions is not a cliché. Many famous people from the world of business and science do it every year and try to keep their implementation. Even if our goals are repeated once again, there is no reason to resign. Not achieve anything if you stop trying!

new-year-resolutions

©Magdalena Okońska

Today I decided to share with you a handful and useful information how to make it.

1. Visualise a map of the purposes

2. Look for a convenient form of control effects

3. Inspired spying resolutions of famous people

I gathered also some tips what is the best way to keep as long as possible New Year’s resolutions.

Here’s what to do:

1. Be realistic
Many people have a tendency to commit too ambitious, which makes the very beginning have no hope for their keeping. Psychologist Peter Herman found on this occasion a special name “false hope syndrome” – this is a recurring setting themselves unrealistic expectations, inability to implement and consequently repeated attempts to change them. Putting feasible goals is more motivating than developing and sentencing of up to fail.

2. Focus on the process, not the results
 Another problem for many of us is that we tend to set goals based on results rather than processes, investigations into the effect. Amy Cuddy – Harvard social psychologist explained to Tech Insider that if you do not achieve these results – many of which can be simply unrealistic – we can feel like a failure. So instead of determining their goals output (eg. a marathon), Cuddy is recommended to focus on the process that leads to this result. So if you want to take part in the marathon, you can set ourselves specific objectives for each week, month – extending the distance, improving fitness, and even if it does not succeed this year to run a marathon – it certainly adhering to its goals partial approach his achievements!

3. Set positive goals
Too often our resolutions may include changing negative habits and disadvantages, how overweight or poor finances. But this only reinforces negative feelings towards each other. So maybe it will be better if you concentrate on the positive things and you will enjoy their implementation, such as “learning to cook healthy homemade meals” – instead of “stop eating at fast food” or “sign up for a photography course” – instead of “will limit the time spent for browsing the Internet”. Check out these initiatives, which will make you enjoy and their side-effect will be to achieve “ulterior motives”. Finally, it is important to note that most of our provisions involve change and changes are always difficult. Psychologist Joseph Luciani notes in US News & World Report “every change involves friction and emotional stress”, and stress makes us more vulnerable to negative side effects.

Therefore, give yourself some slack and do not be too demanding for themselves in NEW YEAR !!!! Life is only one and you should always keep in mind when preparing the list of New Year resolutions.

I wish all of you Successful 2017!