How to control the mailbox

In this post you will find out:

How to deal with a large number of emails.

In the next one (already tomorrow):

How to prevent the receipt of excess e-mail.
How to set standards for outgoing and incoming messages.
How to process information more efficiently.

young beautiful businesswoman meditates on her workplace

The source of the greatest amount of fatigue and stress in working life is undoubtedly the amount of information that we are forced to absorb every day. In recent times the main culprit here is electronic mail. Many times I have heard from my friends that they can only work at home, at work, they only cope with 25% of new emails. It is not difficult to imagine what the weekly increase of unsettled cases will be when we allow ourselves to work in such a system.

According to research conducted by Radicati Group, a typical corporate employee gets 127 emails a day. So it will not be an exaggeration to say that people suffer from a chronic overload of the mind. Information flows from so many sources that we are unable to fully process them, nor can we ignore them.

Email Datentunnel 2

Before we organise the current mail, we should look at the current state. Everything will be simpler if we are just starting a new job and want to maintain order in our email and computer from the beginning. Unfortunately, as experience tells me, we are looking for help and hints on how to manage this area only when we are starting to fail to cope with the overwhelming reality – so we have to sort out the present state. In addition, today’s companies have one fundamental problem with the continuity of knowledge precisely in connection with the transition from paper documentation to corporate mailing. By feeling responsible for the company we work for, we should also take care of archiving the knowledge flowing out of our emails so that in the future when we are not here, the company has not lost contact with the documents and projects we have worked on.

How to manage mail history?

There are two ways. One simple, easy and fun – less effective in the future with the use of these archived documents, but nevertheless recommended by me when dealing with the huge backlog and the huge amount of messages in the inbox. The second, dedicated to people who have started to work not long ago, have a relatively small supply of mail to “clean up” and are able to devote some free time to sort them. People who have used their own methods of managing mail and electronic documents, but it has become insufficient and unsuccessful, can also use this method.

The first way

This way you can apply every time you go on vacation and despite the autoresponder setting, you expect to see a lot of emails (but that’s the end).

  1. View all outstanding emails for the date they were received.
  2. Determine the years of this correspondence.
  3. Create directories in your inbox for each year separately.
  4. Move one selection of all emails to the respective directories by grouping them with receipt dates.
  5. Exactly the same is done with the mail in the sent section (we throw them into the same directory as received to keep the thread continuity).
  6. The end of the operation is to stay in the “Receive” and “Sent” emails for the last two months, assuming they are up to date and need to be sorted in the way recommended for new mail.

 

archiwum poczty

The second way

This method naturally involves sorting the current and future mail.

  1. To address the emails in Receipt and Sent, we approach exactly as if we wanted to attach paper documents to traditional workbooks. Each workbook is clearly and legibly defined not only for us but as if we wanted the replacement person to easily find what he was looking for in our mailbox.
  2. Depending on our scope of responsibilities and the specific nature of the activity, these may be the names of the projects we are working on, the names of the clients we serve, the names of our subordinates or our colleagues with whom we have a lot of interaction.
  3. Directly beneath the Inbox, we create 3 subdirectories (1. Current, 2. Auxiliary, 3. Archived).
  4. In each of the 3, we catalogue subdirectories called according to the specificity of work as in point 2 above.
  5. When placing documents in these subdirectories, it is worth remembering that when working on every issue we often collect hundreds of working emails, so the message containing, as an attachment, the final version of the document, the final findings or important presentations are worth highlighting additionally using the function (color category – about this slightly lower ).
  6. At the moment when we definitively finish work on a particular project, the catalogue of this project is translated from “Current” to “Archived”.
  7. You can also shorten your way to important and frequently visited directories by placing them in your “favourite”

 

ulubione

The vacation method

  1. Before leaving for the holidays, we set up an autoresponder, informing that we will not be there at the time, the post will not be administered, and we will be replaced by another person (unless we are irreplaceable – that is another matter).
  2. After returning from vacation, we move without reading all the emails that have been sent to our mailbox to the “Holidays 2016” directory and place it in the root directory “2. Auxiliary “.
  3. We reach for that directory and the emails we posted there when someone will need our reaction. Then we deal with the same email as the current one and catalogue it according to the affair.
  4. Other emails, if we have a spare time, we can read – to take a look at the situation when we were on leave. After reading each email, it immediately goes to its destination directory (belonging to the case).
  5. Those that we do not read will always be in the “Holidays” directory, but I recommend that after 2-3 months move the “Holidays” directory from the “Auxiliary” to the “Archive”.

 

Way to use Colourful Categories

To mark the final versions of documents and emails containing important papers, I recommend using the Outlook or the Gmail. Most email programs have a system of coloured mail tags.

  1. For each colour, assign the appropriate message (eg red colour – very important document, green – final version, orange – useful statistics, grey – important presentation, etc).
  2. By viewing the e-mails in a particular directory, we will find the document we are looking for better if we give it the right colour, especially since there are often several emails with the same title in the course of correspondence.
  3. Do not colour all emails, only those highlighted.
  4. Let’s remember that coloured labels or categories also allow you to search through the history of correspondence.

 

kategorie

 

To avoid cluttering your inbox, I recommend that you should use the IT services of your company. It is worth to place catalogue at least 3.Archive on your computer’s hard drive, or on the shared storage of the company. I also recommend once every six months export the entire mailbox to an archive file and save it to an external drive or shared corporate server – just in case :).

As usual, my entry is really only the tip of the iceberg. You can not even signal all the valuable and interesting tips. For eager and more interested – a wider material will be in e-book (in preparation). If someone is interested in receiving it, please contact me directly or subscribe to my blog.

Contact with me

More on the subject in this post

Jak zapanować nad pocztą elektroniczną

W tym wpisie dowiesz się:

Jak radzić sobie z dużą liczbą e-maili.

W następnym (już jutro):

Jak zapobiegać otrzymywaniu nadmiaru poczty elektronicznej.
Jak określać standardy dla wiadomości wychodzących i przychodzących.
Jak sprawniej przetwarzać informacje.

young beautiful businesswoman meditates on her workplace

Źródłem największego przemęczenia i stresu w życiu zawodowym jest niewątpliwie ilość informacji jaką co dzień jesteśmy zmuszeni przyswajać. W ostatnim czasie głównym winowajcą jest tu poczta elektroniczna. Wiele razy słyszałam w pracy od moich znajomych, że popracować to można dopiero w domu, w pracy zaledwie radzą sobie z ogarnięciem 25% nowych maili. Nie trudno sobie wyobrazić jaki następuje przyrost tygodniowy niezałatwionych spraw, gdy pozwolimy sobie na pracę w takim systemie.

Według badań przeprowadzonych przez Radicati Group, typowy pracownik korporacji otrzymuje 127 e-maili dziennie. A zatem nie będzie przesadą stwierdzenie, że ludzie cierpią na chroniczne przeciążenie umysłu. Informacje napływają z tylu źródeł, że nie jesteśmy w stanie w pełni ich przetworzyć, ani nie możemy ich zignorować.

Email Datentunnel 2

Zanim zajmiemy się organizacją bieżącej poczty warto zerknąć na stan obecny. Wszystko będzie prostsze jeśli dopiero zaczynamy pracę w danej organizacji i od początku chcemy utrzymać porządek w naszej skrzynce mailowej i komputerze. Niestety jak doświadczenie mi podpowiada, szukamy pomocy i podpowiedzi jak zarządzać tym obszarem dopiero wtedy, kiedy już sobie zaczynamy nie radzić z przytłaczającą nas rzeczywistością – zatem mamy do uporządkowania stan obecny. Poza tym dzisiejsze firmy mają jeden podstawowy problem z ciągłością wiedzy właśnie w związku z przejściem od dokumentacji papierowej na korporacje mailowe. Czując odpowiedzialność za firmę w której pracujemy, powinniśmy także zadbać o archiwizację wiedzy wypływającej z naszych maili w taki sposób, aby w przyszłości kiedy nas już tu nie będzie, firma nie straciła kontaktu z dokumentami i projektami nad którymi pracowaliśmy.

Jak uporządkować historię poczty?

Są na to dwa sposoby. Jeden prosty, łatwy i przyjemny – mniej efektywny w przyszłości w zakresie korzystania z tych zarchiwizowanych dokumentów, nie mniej jednak zalecany przeze mnie w przypadku gdy mamy do czynienia z bardzo dużymi zaległościami i olbrzymią ilością zalegających w skrzynce odbiorczej wiadomości. Drugi, dedykowany dla osób które nie dawno zaczęły pracę, mają stosunkowo niewielki zapas maili do “posprzątania” i są w stanie poświęcić nieco wolnego czasu na ich skatalogowanie. Z tej metody mogą także skorzystać osoby, które dotychczas korzystały z własnych metod zarządzania pocztą i dokumentami elektronicznymi, ale metody te stały się już niewystarczające i zawodne.

Sposób pierwszy

Sposób ten możesz w przyszłości zastosować za każdym razem kiedy wybierasz się na urlop i pomimo ustawienia autorespondera, spodziewasz się napływania dużej ilości maili (ale o tym na koniec).

  1. Przejrzyj wszystkie zalegające maile pod kątem daty ich otrzymania.
  2. Ustal lata jakich dotyczy ta korespondencja.
  3. Utwórz katalogi w skrzynce odbiorczej na każdy rok oddzielnie.
  4. Przenieś jednym zaznaczeniem wszystkie maile do odpowiednich katalogów grupując je datami otrzymania.
  5. Dokładnie tak samo postępujemy z mailami w sekcji wysłane (wrzucamy je do tych samych katalogów co otrzymane aby zachować ciągłość wątków).
  6. Koniec operacji to pozostawienie w “Odbiorze” i w “Wysłanych” np. maili z ostatnich dwóch miesięcy, zakładając że są to aktualne sprawy i wymagają uporządkowania w sposób, jaki zalecany będzie dla nowych maili.

archiwum poczty

Sposób drugi

Metoda ta w naturalny sposób wiąże się z porządkowaniem bieżącej i przyszłej poczty.

  1. Do katalogowania maili zalegających w Odbiorze i Wysłanych podchodzimy dokładnie tak, jakbyśmy chcieli powpinać dokumenty papierowe do skoroszytów tradycyjnych. Każdy skoroszyt nazywamy w sposób jasny i czytelny nie tylko dla nas, ale tak jakbyśmy chcieli żeby osoba nas zastępująca w łatwy sposób odnalazła w naszej skrzynce to czego szuka.
  2. W zależności od naszego zakresu obowiązków i specyfiki działania, mogą to być nazwy projektów nad którymi pracujemy, nazwy klientów których obsługujemy, nazwiska pracowników nam podległych bądź współpracowników, z którymi mamy dużo interakcji.
  3. Bezpośrednio pod Skrzynką Odbiorczą tworzymy 3 podkatalogi (1. Aktualne, 2. Pomocnicze, 3. Archiwalne).
  4. W każdym z 3 ww. katalogów umieszczamy podkatalogi nazywane zgodnie ze specyfiką pracy jak w pkt.2 powyżej.
  5. Umieszczając dokumenty w tych podkatalogach warto pamiętać, że pracując nad każdą sprawą gromadzimy często setki roboczych maili, dlatego też wiadomość zawierająca, jako załącznik, ostateczną wersję dokumentu, ostateczne ustalenia bądź ważne prezentacje warto wyróżnić dodatkowo korzystając z funkcji (kolorowej kategorii – o tym nieco niżej).
  6. W chwili, kiedy definitywnie kończymy pracę nad jakimś konkretnym projektem, katalog tego projektu przekładamy z “Aktualne” do “Archiwalne”.
  7. Można też skrócić sobie drogę do ważnych i często odwiedzanych katalogów umieszczając je w “ulubionych”

ulubione

Sposób na urlop

Sposób na urlop jest prosty.

  1. Przed wyjazdem na urlop ustawiamy autorespondera, informując że nas w tym okresie nie będzie, poczta nie będzie administrowana, a zastępuje nas konkretna osoba (no chyba że jesteśmy niezastąpieni – to już inna sprawa).
  2. Po powrocie z urlopu przenosimy bez czytania wszystkie maile jakie wpłynęły na naszą skrzynkę do katalogu “Urlop np. 2016” i umieszczamy go w katalogu głównym “2. Pomocnicze”.
  3. Sięgamy do tego katalogu i maili, które tam zamieściliśmy, wtedy gdy ktoś się upomni o naszą reakcję. Wtedy postępujemy z takim mailem jak z bieżącym i katalogujemy go według przynależności do sprawy.
  4. Pozostałe maile, jeśli mamy chwilę wolnego czasu, możemy poczytać – żeby nabrać oglądu sytuacji z okresu jak byliśmy na urlopie. Po przeczytaniu każdego maila, od razu trafia on do swojego docelowego katalogu (przynależności do danej sprawy).
  5. Te których nie przeczytamy, na zawsze zostaną w katalogu “Urlop”, nie mniej jednak zalecam po 2-3 miesiącach przenieść katalog “Urlop” z “Pomocniczych” do “Archiwum”.
Sposób na Kolorowe Kategorie

Dla zaznaczenia ostatecznych wersji dokumentów oraz maili zawierających ważne opracowania polecam używania opcji kategoryzowania (outlook) czy etykiety (gmail). Większość programów obsługujących pocztę ma system kolorowych znaczników poczty.

  1. Dla każdego koloru przypisz odpowiedni komunikat (np. czerwony kolor – bardzo ważny dokument, zielony – ostateczna wersja dokumentu, pomarańczowy – przydatne dane statystyczne, siwy – ważna prezentacja, itd).
  2. Przeglądając maile w konkretnym katalogu, łatwiej znajdziemy dokument którego szukamy, jeśli nadamy mu odpowiedni kolor, zwłaszcza że w toku korespondencji często zdarza się kilkanaście maili o tym samym tytule.
  3. Nie kolorujmy wszystkich maili, tylko te wyróżnione.
  4. Pamiętajmy, że po kolorowych etykietach czy kategoriach także można przeszukiwać historię korespondencji.

kategorie

Aby ustrzec się przed zapchaniem skrzynki odbiorczej, zalecam skorzystanie z pomocy służb IT w twojej firmie. Warto co najmniej katalog 3.Archiwum umieścić na dysku twardym komputera, bądź też na wspólnej przestrzeni dyskowej firmy. Zalecam także raz na pół roku eksport całej skrzynki pocztowej do pliku archiwum i zapisanie go na dysku zewnętrznym lub wspólnym firmowym serwerze – na wszelki wypadek :).

Jak zwykle mój wpis dotyk zaledwie wierzchołka góry lodowej. Nie sposób nawet zasygnalizować wszystkich cennych i ciekawych wskazówek. Dla chętnych i bardziej zainteresowanych – szerszy materiał w postaci e-booka w przygotowaniu. Chętnych na jego otrzymanie zapraszam do bezpośredniego kontaktu lub subskrypcji mojego bloga.

Kontakt ze mną

Więcej na temat poruszony w tym wpisie

How to successfully improve your efficiency

All the training I have ever taken in my professional life, most appreciate was the Personal Efficiency Program (PEP – The Personal Efficiency Program®). I’ve never hired so useful knowledge, which I use every day and that in a huge way not only improved my effectiveness at work, but most of all give me much greater peace of mind. This post I would like to start a series of tips that you can find in the category of Personal Effectiveness.

Almost none of us have been taught how to work (especially concerning office work). In most cases, therefore, we adopted as inappropriate habits that are difficult to change after years. Speaking of change – rather nobody does not like (well, except for me – I like change and its wind me up). From my own experience, I also know that what is in the visible and verifiable manner makes us productive at work – is the ability to respond quickly, the rapid delivery of information. Information rules the world today. Nothing stands in the way of you, and you possess this skill.

“Overwhelmed” – usually those are our colleagues and ourselves as well. The development of technologies, which are available whole day, e-mail, cell phones, instant messaging, Internet, text messages, including paper documents, social media, made everyone feel information overload and the shortage of time to deal with them. Life, however, is a relentless and overwhelming demonstration of will not add to us in the eyes of the boss or co-workers to recognise, on the contrary, it may be that they start looking for someone more efficient at our place.

nervous young business woman at the desk with a laptop

What is this series?

  1. How to control the e-mail
  2. How to bring the case to the end
  3. How to effectively conduct meetings
  4. How to implement the principle of “Do it at once”
  5. How to interesting provide presentation

Every week from today, a new episode of the series.

All my entries just touch the topics discussed. For each of them could write a separate book … perhaps I will do. At the moment, however, if you need more information, I invite you to a personal contact individually here.

New year is time to begin

What do you want to do with your life in the New Year 2017?

New Year’s resolutions is not a cliché. Many famous people from the world of business and science do it every year and try to keep their implementation. Even if our goals are repeated once again, there is no reason to resign. Not achieve anything if you stop trying!

new-year-resolutions

©Magdalena Okońska

Today I decided to share with you a handful and useful information how to make it.

1. Visualise a map of the purposes

2. Look for a convenient form of control effects

3. Inspired spying resolutions of famous people

I gathered also some tips what is the best way to keep as long as possible New Year’s resolutions.

Here’s what to do:

1. Be realistic
Many people have a tendency to commit too ambitious, which makes the very beginning have no hope for their keeping. Psychologist Peter Herman found on this occasion a special name “false hope syndrome” – this is a recurring setting themselves unrealistic expectations, inability to implement and consequently repeated attempts to change them. Putting feasible goals is more motivating than developing and sentencing of up to fail.

2. Focus on the process, not the results
 Another problem for many of us is that we tend to set goals based on results rather than processes, investigations into the effect. Amy Cuddy – Harvard social psychologist explained to Tech Insider that if you do not achieve these results – many of which can be simply unrealistic – we can feel like a failure. So instead of determining their goals output (eg. a marathon), Cuddy is recommended to focus on the process that leads to this result. So if you want to take part in the marathon, you can set ourselves specific objectives for each week, month – extending the distance, improving fitness, and even if it does not succeed this year to run a marathon – it certainly adhering to its goals partial approach his achievements!

3. Set positive goals
Too often our resolutions may include changing negative habits and disadvantages, how overweight or poor finances. But this only reinforces negative feelings towards each other. So maybe it will be better if you concentrate on the positive things and you will enjoy their implementation, such as “learning to cook healthy homemade meals” – instead of “stop eating at fast food” or “sign up for a photography course” – instead of “will limit the time spent for browsing the Internet”. Check out these initiatives, which will make you enjoy and their side-effect will be to achieve “ulterior motives”. Finally, it is important to note that most of our provisions involve change and changes are always difficult. Psychologist Joseph Luciani notes in US News & World Report “every change involves friction and emotional stress”, and stress makes us more vulnerable to negative side effects.

Therefore, give yourself some slack and do not be too demanding for themselves in NEW YEAR !!!! Life is only one and you should always keep in mind when preparing the list of New Year resolutions.

I wish all of you Successful 2017!

5 zasad zarządzania czasem według Onckena!

Zarządzanie czasem zacznij od naturalnej selekcji małp!

Czy należy strzelać do małp?monkey

W połowie lat siedemdziesiątych pracownicy Harvardu opracowali „Pięć zasad karmienia i opieki nad małpami”. To nie jest wbrew pozorom praca z zakresu zoologii lecz z dziedziny zarządzania czasem, opublikowana w Harvard Business Review.

Według tej koncepcji „małpy” to są sprawy do załatwienia, a pracownicy tylko czyhają, aby odpowiedzialność za ich rozwiązanie przerzucić na szefa lub innego kolegę, którzy poświęcą na to swój czas. Rolą menedżera, który sprawnie zarządza swoim czasem, jest obrona przed „cudzymi małpami”.
Autorzy koncepcji: William Oncken Jr. i Donald L. Wass

W czasach w których przyszło nam żyć, kiedy przyspieszył rozwój cywilizacji wzrosła zasadniczo ilość spraw do pamiętania i załatwienia przez przeciętnego człowieka. Pojawiła się konieczność sprawniejszego zarządzania czasem. Ludzie zaczęli sobie na bieżąco zapisywać rzeczy do załatwienia na kartkach, w kalendarzach, w notesach, a po załatwieniu je wykreślali. Zajmowali się więc tym, co sobie zapisali.

W miarę dalszego przyspieszania tempa życia, gdy ludziom przybywało jeszcze więcej zadań, okazało się, że nie daje się już załatwić wszystkich wypisanych na listy spraw w danym czasie. Rosły napięcia i stresy. Coraz bardziej liczyła się umiejętność efektywnego organizowania sobie czasu pracy. Rozwijało się naukowe podejście do organizacji i zarządzania, najtęższe głowy myślały, w jaki sposób można zwiększyć własną efektywność. Rozwiązaniem okazały się rozbudowane terminarze, w których na każde zadanie był przeznaczany ściśle określony czas. Każdy z nas na pewno ma własne doświadczenia w tym zakresie.

Ja osobiście wciąż modyfikuję sposoby zarządzania czasem oraz pilnowaniem cyklicznych czynności. Nasze urządzenia mobilne przeładowane są aplikacjami pilnującymi naszych zachowań, rytuałów, obowiązków. Problem w tym, że doba musiałaby mieć co najmniej 48h żeby pomieścić te wszystkie obowiązki i przyjemności. Nasze organizery przypominają nam o wszystkim – nawet o takich prozaicznych rzeczach jak picie wody, przyjmowanie cyklicznych leków, a nawet przyjemnościach jak wyjście na spacer.

Aby nie popaść w przesadę, na pierwszym miejscu powinniśmy zadbać o maksymalny wymiar czasu wolnego. Nie da się tego zrobić jeśli nie uporządkujemy przyjętych na siebie obowiązków i podziale ich na faktycznie własnych oraz mimowolnie przejętych za własne. Do tego celu idealnie pasuje metoda “małp”. Na czym ona polega? Dotyczy co prawda zarządzania czasem menedżerów w firmie, ale także pasuje idealnie do prywatnego i domowego życia.

Opieka nad „małpami”

Posłużę się analogią „małp” w stosunku do procesu przenoszenia odpowiedzialności za zadania i kontroli pracy, by przedstawić zasady, którymi powinieneś się kierować, układając swój harmonogram pracy. Stanowi je pięć niepodważalnych reguł rządzących „opieką nad małpami”. (Złamanie którejkolwiek z tych zasad odbywa się kosztem TWOJEGO czasu własnego).

Zasada 1

„Małpy” należy karmić lub przeznaczyć do odstrzału. Inaczej umrą z głodu i stracisz cenny czas na sekcje zwłok lub próby reanimacji.

Zasada 2

Liczebność „małp” należy utrzymywać poniżej maksymalnego poziomu, przy którym masz czas je nakarmić. Przyjęcie na siebie większej populacji oznacza ryzyko niedopatrzenia “którejś z małp”, a w konsekwencji pogorszenie jej kondycji lub śmierć głodową.

Zasada 3

Karmienie „małp” powinno odbywać się wyłącznie po uprzednim umówieniu się podwładnego z menedżerem na spotkanie w tym właśnie celu. Menedżer nie powinien szukać zagłodzonych „małp” ani karmić ich na zasadzie „na kogo wypadnie, na tego bęc”.

Zasada 4

„Małpy” należy karmić podczas spotkań osobistych lub przez telefon, ale nigdy za pośrednictwem poczty (obecnie e-mail). Nie należy używać formy pisemnej do porozumiewania się z pracownikami, gdyż autor może nam w ten sposób przekazać swój problem, a my nie chcąc go przejmować, musimy tracić czas na odpisywanie. Nie odpowiadając na pocztę, bierzemy z kolei na siebie odpowiedzialność za podesłany problem (i już mamy „cudzą małpę”).

Zasada 5

Każda „małpa” powinna mieć wyznaczony termin kolejnego karmienia i poziom inicjatywy ze strony podwładnego. Można je w dowolnym momencie zrewidować za obopólną zgodą, jednak ustalenia te nigdy nie powinny pozostać niejasne ani niedookreślone. W przeciwnym razie „małpa” albo zdechnie z głodu, albo rozsiądzie się na barkach menedżera.

A teraz przykład jak to działa w praktyce:

Wyobraźmy sobie, że menedżer spotyka w korytarzu jednego ze swoich podwładnych, panią Jones. Pani Jones mówi: „Dzień dobry! Skoro już się widzimy, to chciałabym przedstawić panu pewien problem. Widzi pan…”. W trakcie rozmowy menedżer zaczyna dostrzegać w owym problemie dwie podstawowe cechy wszystkich problemów, które podwładni poddają mu pod rozwagę. A mianowicie menedżer wie

(a) wystarczająco dużo, by móc się tą sprawą zająć, ale

(b) nie na tyle dużo, by podjąć natychmiastową decyzję.

Koniec końców menedżer odpowiada: „Cieszę się, że z tym do mnie przyszłaś. Ale teraz się spieszę. Zastanowię się nad tym i dam ci znać”. I każdy odchodzi w swoją stronę.

Przeanalizujmy teraz to, co się zdarzyło. Przed spotkaniem w korytarzu na czyich plecach siedziała „małpa”? Na plecach podwładnego. Po rozstaniu u kogo się rozsiadła? U menedżera. Czas organizowany przez podwładnego zaczyna się w momencie, gdy „małpie” z powodzeniem udaje się przeskoczyć z pleców podwładnego na plecy jego przełożonego. Kończy się dopiero wtedy, gdy „małpa” wraca do swojego rzeczywistego właściciela, który ma o nią dbać i ją karmić. Przejmując „małpę”, menedżer dobrowolnie przyjął pozycję niższą w stosunku do swojego podwładnego. Pozwolił na to, by on sam stał się podwładnym pani Jones, robiąc dwie rzeczy, które podwładny zazwyczaj ma robić dla swojego szefa – menedżer przejął odpowiedzialność od podwładnego i obiecał, że zda raport z postępów w pracy nad problemem.

Podwładny, by mieć pewność, że menedżer nie zapomni o sprawie, zajrzy później do biura menedżera i zapyta wesoło: „I jak ci idzie?”. (To się nazywa nadzór).

a_kuku_co_porabiasz_0